7月19日上午，图书信息中心组织召开迎新系统应用协调会。学工处处长胡业权、总务处副处长谢海波、招生办副主任徐瑜及学工处、招生办、财务处、总务处、教务处、图信中心业务负责人参加协调会。会议邀请了系统相关建设单位建行香樟路支行副行长陈煦、江苏金智教育信息股份有限公司、新开普电子股份有限公司。图书信息中心主任雷军环主持会议。
迎新系统是我校利用大数据中心平台，为新生搭建的集信息采集、绿色通道、财务缴费、智能分班、在线选寝、入学教育、定购用品于一体的“一站式”服务平台，2018年首次运用到迎新工作之中。一年来，图信中心根据职能部门对迎新系统使用过程中存在的问题及提出的切实改进建议，对系统进行了提质优化：一是完善新生信息采集内容。现有内容覆盖了学籍信息、校园卡信息及申请银行卡必须的身份证照片信息；二是解决了缴费渠道单一的问题。通过集成建行“校园e码通”电子校园卡，为师生提供银行卡、微信、支付宝多种缴费渠道；三是优化在线选寝功能。对迎新期间选房及排宿数据进行分类处理，统一归档，确保选房批次及排宿批次的住宿信息不重复。四是完善调班及现场分班功能，操作更加直观、方便。
本次协调会对迎新系统的使用流程进行全面的梳理，对校园卡充值、分班、编学号等难点、重点问题进行讨论并确定了应对策略，明确了以下工作任务：一是迎新数据准备。由招生办提供新生录取数据，教务处提供专业、班级数据，学工处提供辅导员、志愿者、可分配房源、公寓用品数据，财务处提供收费信息，保卫部提供军训服装信息；二是校园卡信息采集。由财务处、学工处、图信中心、建行共同完成校园卡信息的采集、审核。特别是学生证件照采集，需符合银行提供的校园卡上蓝色背景证件照要求，学工处组织志愿者通过平台对证件照进行审核；三是学籍信息采集。由教务处核实迎新系统与学籍信息一致性，并提出改进建议；四是公寓水桶管理信息化。由膳食中心对己完成的功能进行确认，并将手工数据导入系统；五是系统功能完善。由图信中心联合项目建设单位根据新的要求完善绿色通道、在线选寝功能模块，集成湖南建行小助手；
协调会从上午10点一直持续到下午3点，与会人员献计献策，为进一步优化迎新系统业务流程提供思路。接下来，图信中心将与各职能部门一起，按照迎新系统开通进程表，逐项落实工作任务，确保迎新系统更好地服务广大师生、提高迎新工作效率。
